В процессе работы любой компании возникает огромное количество бумаг. Часть из них не представляют никакой ценности и не содержат абсолютно никаких важных сведений. Другие, наоборот, относятся к так называемым конфиденциальным или секретным. Они могут содержать коммерческую тайну, персональные данные сотрудников или других лиц, а также многие другие сведения, которые не должны попасть в руки посторонним.
Пока такие документы хранятся в архиве, все более-менее понятно. они в безопасности, под надежной защитой. Но что делать, если пришла пора избавляться от них? Поговорим об этом ниже.
Убедитесь, точно ли бумаги не нужны
Первым делом нужно убедиться в том, что то, что вы планируете уничтожить, действительно, больше не нужно хранить. Прежде всего, по закону, но также и из соображений логики работы компаний.
Если у документов вышел срок хранения, дела нужно выделить к уничтожению, правильно составив акты.
Но бывает так, что компания, например, закрывается, происходит ее ликвидация, а документы все еще должны храниться по закону. В этой ситуации уничтожать их ни в коем случае нельзя! Такие бумаги передают на хранение в государственные архивные фонды. В подготовке и передаче документов вам помогут профессиональные архивисты.
Процесс уничтожения
После того, как вы отобрали все бумаги, от которых нужно избавиться, есть два пути: действовать самостоятельно или заказать конфиденциальное уничтожение секретных документов от профессионалов.
В первом случае вы сможете лично убедиться в том, что все бумаги, действительно, были переработаны, так как будете заниматься этим сами. Во втором — вы (или представитель вашей компании) сможет присутствовать на процедуре и своими глазами наблюдать ее.
Процесс в обоих случаях аналогичен, разница лишь в том, кто именно занимается работами. Они выглядят так:
- нужно освободить бумаги от всех небумажных частей (к ним относятся пластиковые файлы, любые нитки и веревочки для сшивания и связывания, металлические скрепки или скобы от степлера, резинки и т.д.);
- тщательное измельчение всех листов на офисном или промышленном шредере до мельчайшей фракции;
- отправление полученной бумажной массы на переработку — желательно не просто сдать ее в макулатуру, а отвезти на предприятие напрямую.
Очень важно следить за тем, чтобы во время процедуры не уцелели никакие из отобранных бумаг, а также никто из посторонних не получил доступ к ним.
Завершение работы
В финале нужно документально подтвердить, что уничтожение было проведено. Для этого либо выпускаются соответствующие акты, либо делают отметки о проведении процедуры на актах о выделении дел к уничтожению.
